寺院档案如何管理——广州六榕寺档案管理经验

 2006年7月24日, 在广州市六榕寺说法堂, 六榕寺顺利地通过了广州市档案局“档案综合管理升级达标评审小组”的综合考评,获准越级跨入“省特级档案综合管理单位”行列, 一跃成为广东省首家获此殊荣的宗教活动场所,成为广东佛教界档案管理的“排头兵”。广州市民族宗教事务局及广州市佛教协会值六榕寺档案综合管理升级考评之机,召开了广州市宗教活动场所的档案综合管理现场会,要求广州市各宗教活动场所要认真学习和借鉴六榕寺的做法, 科学、规范地管理档案, 全面提高档案综合管理水平,更好地保护我市乃至我省的宗教活动场所的历史文化遗产。

     由于长期以来人们对于宗教活动形成的档案资料重视和管理不够, 致使有关宗教方面的历史资料、历史档案较为匮乏。近年来,随着改革开放的发展以及国家宗教政策的深入贯彻落实, 寻求宗教历史, 发掘宗教文化, 越来越引起社会与佛教界的重视。

     建立宗教档案, 加强宗教档案综合管理具有很现实的意义: 一是有助于提高寺院管理的工作成效。它不仅体现在宗教场所管理的需要,也是提升场所知名度的重要手段。二是有助于中国佛教文化的继承。佛教保留下来的、星罗棋布的、蔚为壮观的历史文化遗迹和文物古迹,以及在哲学、文学、艺术等社会学领域和自然科学领域留下的许多博大精深的经典论著, 从广义上说都是档案,它对于弘扬中国文化是大有裨益的。三是有助于加强国际间的团结与合作。历史上的唐玄奘、鉴真和尚等的历史史迹档案,在国际文化交流中起过、而且至今还起着重要的作用。四是有助于旅游开发。广州市六榕寺是南粤历史文化名胜, 位于广州市六榕路,初建于公元537年, 在大殿前增筑舍利塔, 成为羊城一大名监。经历了唐、南汉、宋、元各朝,期间兴衰起伏。六榕花塔、六榕祖师墓园分别是国家级、市级的重点文物保护单位。是国际友人、东南亚佛教人士, 海内外侨胞所喜爱游览,或朝拜的圣地,亦是国内和广州市佛教徒活动的中心。是广州市佛教协会属下一个自给自养、依法开放的宗教活动场所。自1983年以来多次被评为省市文明宗教活动场所和文明寺院。广州六榕寺既是一个国家级重点文物保护单位,又是一个宗教的活动场所, 它不但牵涉到寺院的管理问题, 还牵涉到文物的保护和利用的问题。正是这个特殊性,我寺历任住持都非常重视档案资料的收集和倮管, 注重档案资料的开发和利用。

     2004年以前, 六榕寺没有正式的档案工作部门, 只有比较简陋的“资料室”, 所收集的资料是残缺不全的, 档案利用起来非常困难,需要花去大量的人力和时间, 往往造成管理员查找的大汗淋漓、头昏脑涨,利用者是干着急没办法。2004年以后,在现任方丈法量大和尚的积极倡导下, 成立了“综合档案室”。引导寺院档案综合管理,朝着科学化、规范化方向发展。在寺院面积并不宽敞、办公经费也不宽裕的有限条下, 将档案室办公场所、库房、阅览室的面积扩大到120平方米,批资20多万元, 增加设施、设备, 广纳档案专业人才。带头担任“档案综合管理升级达标小组”组长。2004年以来,六榕寺组织专兼职档案人员参加省市各类档案培训达16人次,上岗人员均取得省市档案局的业务培训证书。在取得广州市档案局等有关单位和部门的大力支持下, 严格执行《档案法》的要求,并按档案综合管理升级达标的规定, 经过两年来大量艰苦细致的工作, 六榕寺的档案工作从无到有、由小到大,按照档案综合管理范围共收集、整理、设立了九大类档案, 共计整理出3278卷规范的档案和目录,制定了一整套档案综合管理制度及档案开发利用的办法。

     目前, 广州六榕寺的档案工作己全面进入电子信息化管理,六榕寺的全体僧众及员工抑或其他利用者都可以通过电子计算机快捷查阅档案资料。几年来, 在寺院的各种宗教活动,特别是佛教活动中共有2100人次利用档案,利用档案1368卷次、利用资料3390卷次。在编史修志、房产证明、寺院建设、工作查考等工作中起到了重要的凭证作用。利用档案产生了较好的经济和社会效益,特别是在今年的广东省“传承禅宗优秀文化,共建和谐美好社会”为主题的广东禅宗历史文化长廊系列活动中发挥了它应有的作用。六榕寺在开展档案综合管理升级的工作中体现出四大特点:第一,决策层高度重视。法量方丈亲自抓档案管理工作, 从人力、资金、设备、场地等各个方面给予高度重视与支持, 不断解决个使档案工作中的难题,使档案综合管理升级工作有条不紊地开展, 并取得较大的成效。第二, 在行政管理方面,引进专业人才, 明确工作岗位, 落实工作任务,形成由9人组成的档案管理网络。2004年以来, 组织专兼职档案人员参加省市各类档案培训班16人次,上岗人员均取得省市档案局的业务培训证书, 此外,还组织在岗人员进行各类形式多样的业务交流, 组织档案人员外出参观、学习,多渠道培训档案人员。为了推进档案信息化管理, 组织档案人员到广州市文博院、广东省鲁迅博物馆参观学习,使档案人员的专业素质得到较快提高。为了规范档案管理, 还建立了档案管理规章制度,主要有《六榕寺档案分类方案》、《六榕寺档案管理实施细则》、《档案借阅规章制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案保管制度》等。第三,在基础业务方面,从管理入手, 从收集各类档案原件做起, 一件件追踪, 一项项落实,先后建立了文书、基建、文物等九类完整的档案目录和实体, 并做到分类符合要求,组卷合理、装订牢固、目录齐全, 案卷质量好,整齐、美观。还实行了电脑化管理, 能及时查找文书、基建等档案资料。档案室建立了档案管理台帐, 档案资料有详细的收入、移出登记,能及时按上级要求,报送档案管理基本情况统计报表。第四, 在库房设施方面, 不断调整扩大档案办公及库房场地, 从2004年以来,先后投入20多万元人民币, 按照省市档案管理规范要求装修, 将库房、阅览、办公分开,安装档案密集柜50多米, 档案柜175个,配置了空调设备、抽湿机、报警监控系统, 还配备现代化的办公设施, 如计算机、复印机等, 实现档案库房、办公、阅览场地三分开,档案室布局合理, 便于开展工作。

     目前, 六榕寺档案办公、库房、阅览总面积达120平方米。第五, 在档案的编研、应用万面, 先后收集编制了《六榕寺住持( 方丈)文稿记编》、《六榕寺接待人数数字记编》、《六榕寺志》、《六榕寺花塔、祖师墓园简介记编》、《六榕寺大事记》、《档案管理规章制度记编》、《六榕寺组织沿革》等各种编研资料、专题资料。其中,《六榕寺大事记》、《六榕寺接待人数数字汇编》、《六榕寺志》受到社会各界好评。

     档案利用突出事例( 含取得社会利益和经济利益) ,( 1) 1967—2006年利用档案, 为六榕寺基建工程扩建, 房产登记,要求恢复宗教活动场所等工作奠定基础;( 2) 1999年利用档案, 编写了《六榕寺志》;( 3) 2000—2005年利用档案,多次获得了“省、市文明宗教活动场所”或“文明寺院”等称号;( 4) 2001年利用档案, 解决了维修花塔申报困难;( 5)2005年利用档案, 六榕寺花塔进行安全检测, 省去了重复测量工作, 节约费用约2万元;( 6)2005年利用档案,六榕寺门票经过物价局批准升价后, 一些不明游客围观闹事, 平息了事件发生;( 7)2006年利用档案, 创建了《云峰长老纪念室》;(8)2006年利用档案, 完成了广州市六榕寺禅文化等系列活动